[미국 생활] Small Business 세금 신고를 위한 영수증 종류

[미국 생활] Small Business 세금 신고를 위한 영수증 종류

 

IRS: Internal Revenue Service

 

수입과 지출을 명확하게 보여주기 위해 비지니스에 적합한 근거 자료들을 선택할 수 있습니다.

보관하는 근거 자료에는 비즈니스 트랜잭션 정보가 포함되어 있어야 합니다.

이 정보는 일반적으로 비즈니스를 위한 장부에 작성됩니다. 당신의 장부에는 당신의 총수입과 공제액 등이 표시되어야 합니다. 

일부 기업은 기록을 캡처하고 정리하기 위해 전자 회계 소프트웨어 프로그램 또는 다른 유형의 전자 시스템을 사용하기도 합니다만, 선택한 전자 회계 소프트웨어 프로그램 또는 전자 시스템은 위에서 언급한 것과 동일한 기본 기록 보관 원칙을 충족해야 합니다. 하드카피 서류와 각종 기록에 적용되는 모든 요구사항은 전자 기록에도 적용됩니다.

 

 

증빙 서류

비즈니스에서 발생하는 구매, 판매, 급여 및 기타 거래는 증빙 서류를 생성합니다.

증빙서류로는 매출전표, 지급어음, 송장, 영수증, 예금전표, 수표 등이 있습니다. 이 문서들에는 장부에 기록하는 데 필요한 정보들이 포함되어 있습니다. 이 문서들은 장부와 세금 신고서에 기재된 내용을 뒷받침하기 때문에 잘 보관하는 것이 매우 중요합니다.

이 자료들을 질서정연하게 연도와 수입 또는 비용의 유형별로 구성하여 안전한 장소에 보관해야 합니다. 

보관해야 하는 자료 유형

총수입은 사업으로부터 취득한 수입입니다. 각종 비용과 관련 금액들의 출처를 보여주는 증빙 자료들을 계속 준비 및 보관해야 합니다.

 

영수증의 예는 다음과 같습니다:
- 금전 등록기 테이프
- 입금정보(현금 및 신용판매)
- 영수증
- 송장(invoice)
- Form 1099-MISC

 

Purchases 

구매는 직접 구매하거나 고객들에게 재판매하는 물건을 말합니다.

제조업체 또는 생산자인 경우, 제조를 위해 구입한 모든 원자재 또는 부품의 비용이 포함됩니다.

증빙 서류는 수취인, 지불 금액, 지불 증명, 발생 날짜와 해당 금액이 구매용임을 보여주는 품목 설명을 포함해야 합니다.

구매를 위한 문서 종류는 다음과 같습니다:
- 지불/전자 자금 이체 증명을 반영하는 수표
- 현금 레지스터 테이프 영수증입니다
- 신용카드 영수증 및 명세서
- 송장
참고: 구매의 모든 요소를 입증하기 위해 여러 증빙 자료들의 조합이 필요할 수 있습니다.

 

경비 (Expense)

경비는 비즈니스를 수행하기 위해 발생하는 비용(구매 제외)입니다.

증빙 서류는 수취인, 지불 금액, 지불 증명, 발생 날짜, 구입한 품목 또는 수령한 서비스에 대한 설명을 포함해야 합니다.

 

경비에 대한 문서 종류는 다음이 포함됩니다:
- 지불/전자 자금 이체 증명을 반영하는 수표 
- 현금 레지스터 테이프 영수증
- 명세서
- 신용카드 영수증 및 명세서
- 송장
참고: 비용의 모든 요소를 입증하기 위해 증빙 서류들의 조합이 필요할 수 있습니다.

 

여행, 교통, 접대 및 선물

출장비, 접대비, 선물비, 교통비 등을 공제하려면 관련 비용의 요소를 입증(증빙)할 수 있어야 합니다. 

 

자산

자산은 사용자가 소유하고 비즈니스에 사용하는 기계 및 가구들입니다.

자산을 판매할 때 연간 감가상각 및 손익을 계산하려면, 비즈니스 자산에 대한 관련 자료들을 반드시 보관해야 합니다.

 

자산에 대한 문서에는 다음 정보가 표시되어야 합니다:
- 자산을 취득한 시기와 방법
- 구매가격
- 유지 보수 비용
- 섹션 179 공제
- 감가상각비 공제
- 화재 또는 폭풍으로 인한 손실 공제
- 자산을 사용한 방법
- 자산을 처분한 시기와 방법
- 판매가격
- 판매비용
- 구매 및 판매 송장
- 부동산 클로징 계산서
- 수취인, 금액 및 지불 증빙/전자 이체를 확인하는 수표 또는 기타 문서

 

고용세

고용세 자료는 반드시 보관해야 합니다. 모든 고용 기록은 최소 4년 동안 보관하십시오.

 

아래의 내용은 IRS에서 공지된 원문입니다. 더 자세한 내용을 원하시면 원문과 관련 링크를 참조하시기 바랍니다.

 

 

---

You may choose any recordkeeping system suited to your business that clearly shows your income and expenses. The business you are in affects the type of records you need to keep for federal tax purposes. Your recordkeeping system should include a summary of your business transactions. This summary is ordinarily made in your business books (for example, accounting journals and ledgers). Your books must show your gross income, as well as your deductions and credits. For most small businesses, the business checking account is the main source for entries in the business books.

Some businesses choose to use electronic accounting software programs or some other type of electronic system to capture and organize their records. The electronic accounting software program or electronic system you choose should meet the same basic recordkeeping principles mentioned above.  All requirements that apply to hard copy books and records also apply to electronic records. For more detailed information refer to Publication 583, Starting a Business and Keeping Records.

 

Supporting Business Documents

Purchases, sales, payroll, and other transactions you have in your business will generate supporting documents. Supporting documents include sales slips, paid bills, invoices, receipts, deposit slips, and canceled checks. These documents contain the information you need to record in your books. It is important to keep these documents because they support the entries in your books and on your tax return. You should keep them in an orderly fashion and in a safe place. For instance, organize them by year and type of income or expense.

The following are some of the types of records you should keep:

• Gross receipts are the income you receive from your business. You should keep supporting documents that show the amounts and sources of your gross receipts. Documents for gross receipts include the following:
  • Cash register tapes
  • Deposit information (cash and credit sales)
  • Receipt books
  • Invoices
  • Forms 1099-MISC

 

• Purchases are the items you buy and resell to customers. If you are a manufacturer or producer, this includes the cost of all raw materials or parts purchased for manufacture into finished products. Your supporting documents should identify the payee, the amount paid, proof of payment, the date incurred, and include a description of the item to show that the amount was for purchases.  Documents for purchases include the following:
  • Canceled checks or other documents reflecting proof of payment/electronic funds transferred
  • Cash register tape receipts
  • Credit card receipts and statements
  • Invoices
• Note: A combination of supporting documents may be needed to substantiate all elements of the purchase.

 

• Expenses are the costs you incur (other than purchases) to carry on your business. Your supporting documents should identify the payee, the amount paid, proof of payment, the date incurred, and include a description of the item purchased or service received that shows the amount was for a business expense. Documents for expenses include the following:
  • Canceled checks or other documents reflecting proof of payment/electronic funds transferred
  • Cash register tape receipts
  • Account statements
  • Credit card receipts and statements
  • Invoices
• Note: A combination of supporting documents may be needed to substantiate all elements of the expense.

 

• Travel, Transportation, Entertainment, and Gift Expenses
  If you deduct travel, entertainment, gift or transportation expenses, you must be able to prove (substantiate) certain elements of expenses.  For additional information, refer to Publication 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses.

 

• Assets are the property, such as machinery and furniture, that you own and use in your business. You must keep records to verify certain information about your business assets. You need records to compute the annual depreciation and the gain or loss when you sell the assets. Documents for assets should show the following information:
  • When and how you acquired the assets
  • Purchase price
  • Cost of any improvements
  • Section 179 deduction taken
  • Deductions taken for depreciation
  • Deductions taken for casualty losses, such as losses resulting from fires or storms
  • How you used the asset
  • When and how you disposed of the asset
  • Selling price
  • Expenses of sale
  The following documents may show this information.
  • Purchase and sales invoices
  • Real estate closing statements
  • Canceled checks or other documents that identify payee, amount, and proof of payment/electronic funds transferred

 

• Employment taxes
  There are specific employment tax records you must keep.  Keep all records of employment for at least four years.  For additional information, refer to Recordkeeping for Employers and Publication 15, Circular E Employers Tax Guide.